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Fiche client en onglerie : quoi noter et combien de temps la garder
Une bonne fiche client onglerie tient sur une page. Tout ce qui dépasse devient une responsabilité.
La fiche client en onglerie garde la mémoire de chaque rendez-vous : techniques, produits, préférences, réactions éventuelles. Bien tenue, elle rend la pose suivante plus rapide et plus sûre.
Elle contient aussi des données personnelles, et parfois des données de santé. Le RGPD encadre ce qu’on y écrit, ce qu’on en dit à la cliente et la durée pendant laquelle on la garde.
Voici ce qu’il est utile de noter, ce qu’il vaut mieux laisser de côté, et ce que la CNIL dit réellement des durées de conservation.
La fiche ne contient que ce qui sert la prestation et le suivi.
Une allergie notée est une donnée de santé : accord exprès de la cliente.
La cliente est informée de l’usage de ses données et de ses droits.
La durée de conservation se fixe selon l’objectif, jamais « pour toujours ».
Une fiche se range à l’abri des regards, papier comme numérique.
Une fiche qui sert vraiment
Informations essentielles, historique des prestations et des produits, suivi et fidélisation : la formation fiche client onglerie en vidéo.
Le modèle de fiche client onglerie à imprimer
Deux pages au format A4 : coordonnées, accord de la cliente, ce qu’il est utile de savoir avant la pose, et un historique des prestations avec une colonne pour le numéro de lot. Gratuit, sans inscription.
La fiche client onglerie : à quoi sert-elle ?
Une fiche client en onglerie sert à reproduire une pose réussie, à retrouver un produit en cas de réaction et à suivre l’état des ongles d’un rendez-vous à l’autre.
Ce n’est pas un dossier sur la personne : c’est un outil de travail, centré sur la prestation.
Forme, longueur, couleur, technique : noter ce qui a été fait permet de refaire la même pose sans hésiter, ou de corriger ce qui n’a pas tenu. Notre article remplissage ou nouvelle pose montre combien l’historique aide à décider au rendez-vous suivant.
La fiche relie aussi chaque pose aux produits utilisés. En cas de réaction, c’est elle qui permet de retrouver la référence et le lot, comme l’explique notre article sur l’allergie en onglerie.
Enfin, elle nourrit la relation : une préférence retenue, une teinte évitée, et la cliente se sent reconnue. Notre article pour fidéliser ses clientes en onglerie développe cet usage.
Quelles informations noter, et lesquelles laisser de côté ?
Une fiche client d’onglerie se limite aux informations nécessaires à la relation commerciale : identité, contact, historique technique, produits utilisés et préférences utiles à la prochaine pose.
La CNIL le demande pour tout fichier clients : ne collecter et traiter que les informations nécessaires à la relation commerciale.
Le référentiel de la CNIL sur la gestion commerciale conseille d’éviter les zones de commentaires libres ou de les encadrer strictement. Une case « remarques » ouverte finit souvent par accueillir des jugements ou des confidences qui n’ont rien à y faire.
Laissez aussi de côté ce qui ne sert pas la pose : situation familiale, métier du conjoint, avis sur le caractère de la cliente. Ce qui n’est pas écrit ne peut ni fuiter ni blesser.
Allergies et contre-indications sont des données de santé
Une allergie ou une contre-indication notée sur une fiche client est une donnée de santé, que la CNIL range parmi les données sensibles : elle ne s’enregistre qu’avec l’accord exprès de la cliente.
La CNIL classe les données concernant la santé parmi les données sensibles, dont le recueil est interdit sauf exceptions, notamment le consentement exprès de la personne. Elle précise que ce consentement suppose une démarche active, explicite et de préférence écrite.
Son référentiel sur la gestion commerciale le confirme pour les fichiers clients : lorsqu’un service implique le traitement de données de santé, le consentement des personnes est requis. Une mention signée, distincte du reste de la fiche, en garde la trace.
Notez seulement ce qui sert la prestation, avec les mots de la cliente : « a réagi à un gel lors d’une pose précédente » plutôt qu’un diagnostic. Devant un ongle inhabituel, on n’écrit pas de nom de maladie : on reporte et on oriente vers un médecin, comme le rappelle notre article mycose ou pas avant la pose.
Que dire à la cliente quand on ouvre sa fiche ?
Avant de remplir une fiche, la prothésiste informe la cliente de ce qu’elle note, de l’usage qu’elle en fera et des droits dont la cliente dispose sur ces informations.
La CNIL demande d’informer clients et prospects des conditions dans lesquelles leurs données sont traitées et de leurs droits. Quelques lignes claires en bas de la fiche, ou affichées au poste, permettent de le faire sans détour.
Précisez l’usage : suivi des prestations, rappel des rendez-vous et, si vous en envoyez, messages sur vos offres. Pour ces derniers, séparez l’accord de la cliente de celui qui concerne la fiche technique.
La même page rappelle d’inscrire le fichier au registre des activités de traitement et précise qu’il n’y a plus de déclaration à faire à la CNIL pour ce type de fichiers. Une praticienne seule peut tenir ce registre simplement, à partir du modèle que propose la CNIL.
Combien de temps garder une fiche client selon la CNIL ?
Aucune fiche client ne se garde indéfiniment : la durée de conservation se fixe selon l’objectif de la collecte, à partir des repères que la CNIL publie pour les fichiers clients.
La CNIL pose le principe : les données personnelles ne peuvent pas être conservées indéfiniment et, lorsque aucun texte ne fixe de durée, c’est au responsable du fichier de la déterminer en fonction de la finalité. Pour une prothésiste indépendante, ce responsable, c’est elle.
Son référentiel sur la gestion commerciale donne des repères. Les données nécessaires à l’exécution du contrat se conservent pendant la relation ; celles utilisées pour la prospection peuvent l’être trois ans à compter de la fin de la relation commerciale, par exemple du dernier contact émanant de la cliente.
Certaines pièces suivent une autre règle. La CNIL cite l’exemple des données de facturation, à conserver dix ans en application du Code de commerce, même si la personne n’est plus cliente ; elles sont alors séparées de la fiche active et consultées seulement en cas de besoin.
Écrivez votre règle une fois pour toutes, dans votre registre, puis appliquez-la. Une durée choisie, notée et respectée vaut mieux qu’un classeur qui grossit d’année en année.
Papier ou numérique, une fiche se protège et se trie
Une fiche client, papier ou numérique, se range hors de vue des autres clientes, s’ouvre avec un accès protégé et se supprime quand la durée choisie est atteinte.
Un classeur posé sur le poste se lit par-dessus l’épaule. Rangez les fiches papier dans un meuble fermé, et protégez un fichier numérique par un mot de passe qui n’appartient qu’à vous.
La CNIL demande des mesures de sécurité adaptées au regard des risques. Pour des fiches qui mentionnent des allergies, le risque n’a rien de théorique : une capture d’écran envoyée par erreur suffit.
Fixez-vous un moment régulier pour trier : fiches des clientes qui ne viennent plus, mentions devenues inutiles, photos sans accord. Ce qui n’a plus d’usage se supprime, ou s’archive à part s’il doit être gardé.
Pour construire une fiche claire dès le départ, la formation fiche client onglerie présente les informations essentielles, l’historique des prestations et des produits, et l’exploitation de la fiche pour le suivi.
FAQ : fiche client en onglerie
Une application vaut-elle un carnet papier ?+
Les règles sont les mêmes : mêmes informations, même durée, même accès protégé. Le numérique change le support, pas les obligations.
Une cliente peut-elle demander à voir sa fiche ?+
Oui, c’est un droit d’accès. Elle peut aussi demander une correction, et l’effacement de ce qui n’est plus utile à la prestation.
Que devient la fiche d’une cliente qui ne revient plus ?+
La durée que vous avez inscrite au registre court, puis la fiche se supprime. C’est le seul usage de cette durée : elle s’applique.
Peut-on garder les photos des poses ?+
Les photos demandent un accord distinct de celui de la fiche. Notre article sur le droit à l’image détaille ce qu’il faut écrire.
Peut-on se contenter du prénom ?+
Oui, si cela suffit à retrouver la cliente. Moins vous notez, moins vous avez à protéger et à justifier.
Que faire si le carnet est perdu ou volé ?+
Les fiches contiennent des données personnelles et parfois de santé. Une perte se traite comme une fuite : on l’évalue, on la consigne, et on prévient les personnes si le risque est réel.
Retrouvez aussi nos guides pour développer son activité. Pour aller plus loin, le catalogue réunit toutes les formations d'onglerie en ligne, classées par thème et par niveau.
Une fiche utile, et en règle
Informations essentielles, historique des prestations et des produits, suivi : la formation fiche client onglerie aide à bâtir un outil simple, à tenir à chaque rendez-vous.
La rédaction Learnails · contenu vérifié à partir des sources officielles citées dans l’article.
